Как организовать в офисе IP-телефонию: способы организации, оборудование, настройка

В компании можно подключить телефонию, при которой не понадобятся провода и обычные телефоны. Совершать звонки можно через компьютер, ноутбук или планшет, а общаться — через гарнитуру. Такая телефония называется IP-телефонией. От аналоговой ее отличает работа через интернет, возможность записывать разговоры и проводить конференции через звонки, функция переадресации. Из статьи узнаете, какая IP-телефония бывает, ее преимущества для бизнеса и как ее подключить.

Преимущества IP-телефонии

Вот что можно к ним отнести:

• связь без помех на линии;

• многоканальный номер, на который можно принимать сразу несколько звонков;

• переадресация входящих на другой номер или голосовую почту;

• заказ обратного звонка на сайте или лендинге;

• запись разговоров менеджеров с клиентами;

• детализация вызовов по датам, времени и стоимости разговоров;

• расширение номеров в любой момент;

• конференции через телефонный звонок.

При IP-телефонии не нужно прокладывать телефонные линии, поэтому связь обойдется дешевле. А еще телефонию можно организовать так, что она не будет привязана к конкретному адресу офиса. Если компания переезжает в новый офис, менять телефонию не придется.

С IP-телефонией MANGO OFFICE — вы не просто сократите расходы на связь, вы сможете масштабироваться: объединить филиалы и офисы в единую телефонную сеть. Также вам будут доступны сервисы для повышения эффективности коммуникаций с клиентами, расширения воронки продаж, автоматизации маркетинга и множество других. 

Как звонить через IP-телефонию

В качестве звонящего и принимающего звонок устройства могут использоваться компьютеры или ноутбуки с гарнитурой или специальные IP-телефоны. Рассмотрим типы IP-телефонии или основные сценарии, как можно делать звонки с помощью нее.

Компьютер-компьютер

Звонки и их прием происходят через компьютер или ноутбук. Запускается специальная программа — софтфон, а для общения используется гарнитура.

Кому подойдет. При схеме «компьютер-компьютер» звонки происходят внутри IP-сети, и за них не нужно платить. Это удобно для телефонной связи между филиалами компании. Если же нужны звонки на мобильные или стационарные телефоны, они будут платными.

Компьютер-телефон

Звонки с компьютера попадают на специальный сервер провайдера, который предоставляет услугу. Провайдер определяет, что это за звонок. Если видит, что звонок идет на обычную телефонную сеть, то перенаправляет его на телефонного оператора — местного, междугороднего или международного. Для звонков с компьютера используется гарнитура.

Кому подойдет. Компаниям, которые не хотят заниматься подключением IP-телефонов, обслуживать их, а предпочитают звонить на городские, междугородние, международные, мобильные номера через гарнитуру.

Телефон-телефон

Мобильные и стационарные телефоны компании объединяются в сеть с помощью специальных устройств — IP-шлюзов. Задача шлюзов — преобразовывать речь в цифровой сигнал, который направляется тому, кто принимает звонок. Когда звонок доходит до адресата, то цифровой сигнал снова преобразуется в речь. 

Кому подойдет. Компаниям, чьи сотрудники привыкли к обычному общению через телефоны и не хотят менять привычки. При этом они могут пользоваться всеми  возможностями IP-телефонии.

Организация IP-телефонии: какая бывает и что выбрать

Организовать IP-телефонию в офисе можно, как в случае с офисными, так и с виртуальными АТС.

На базе офисной АТС

Создать IP-телефонию можно на обычной автоматической телефонной станции. Но такой монтаж сложный, а стоимость дорогая. 

Другой вариант — создать телефонию на обычном компьютере или ноутбуке, на которые устанавливается специальная программа. В итоге получается офисная АТС.

Чтобы создать такую АТС, нужны специалисты. Они настроят телефонную станцию, подключат виртуальные многоканальные номера, переадресацию, запись разговоров. Дальше специалисты должны поддерживать работу АТС: устранять неполадки и настраивать оборудование. 

Недостаток офисной АТС — привязанность к физическому адресу компании. Для тех, чей бизнес не привязан к одному месту, такая АТС — не лучший выбор. 

На базе виртуальной АТС

Создать АТС без лишнего оборудования можно на базе сервера. Сервер станции располагается в облаке оператора телефонии. Еще понадобятся специальные телефоны — VoIP-телефоны, либо специальные адаптеры, которые позволят подключить аналоговые телефоны. Можно также установить приложение или программу, чтобы звонить через компьютер.

Работает виртуальная АТС таким образом: на сервер поступают входящие звонки, а после перенаправляются на телефон или гарнитуру менеджера через интернет.

Виртуальную АТС можно интегрировать с CRM, подключать многоканальные номера.

Из недостатков — зависимость от интернета. Если связь ослабнет, качество звонков ухудшится.

Гибридная АТС

Использует технологии IP и аналоговой телефонии. При гибридной АТС можно подключаться к операторам IP-телефонии, но при этом продолжать пользоваться и обычными телефонами, которые привычны сотрудникам. Если вдруг интернет перестанет стабильно работать, компания останется на связи благодаря аналоговой телефонии. 

Есть другой вариант использования гибридной АТС. Если у компании уже есть аналоговая телефония, и необходимо расширить количество телефонов для новых сотрудников, проще использовать IP-телефонию, чтобы не прокладывать линии к рабочим местам. 

Как подключить IP-телефонию в офисе

Установкой IP-телефонии должны заниматься специалисты. Тогда удастся избежать ошибок в установке и настройке оборудования.

Шаг №1. Проверить качество связи

Так как IP-телефония работает через интернет, перед ее подключением нужно проверить связь. Если интернет слабый или работает с разрывами, то с разрывами будут и звонки.

Для стабильной телефонии скорость интернета должна быть от 100 Мбит/с. 

Стоит обратить внимание и на интернет-технологию. Так оптоволоконный интернет подвержен помехам меньше, чем интернет, который передается по медным проводам.

Шаг №2. Выбрать провайдера

При выборе учитывайте:

• Стоимость. В стоимость входят абонентская плата, подключение аппаратов или гарнитуры. На стоимость также влияют: количество абонентов, которые будут совершать звонки, интеграция с CRM-системой, запись разговоров, переадресация.

• Распределение звонков. К ним можно отнести бесплатные внутренние номера, телефонные конференции, звонки по разным группам контактов, многоканальные входящие и исходящие линии.

• Дополнительные возможности. Это номера с дополнительными префиксами, использование чужих номеров, голосовая почта, открытый API, коллтрекинг, техническая поддержка.

Клиентам MANGO OFFICE доступны широкие возможности кастомизации виртуальной АТС и интеграции с другими бизнес-приложениями (CRM, CMS, ERP, офисными приложениями и др.). MANGO OFFICE — лучший среди провайдеров виртуальных АТС и IP-телефонии по версии авторитетного портала Market.CNews.

Шаг №3. Подобрать оборудование

Если вы подключаете IP-телефонию на базе виртуальной ATC, то звонить и принимать звонки можно с обычных телефонов и смартфонов при помощи переадресации.

Если же обычных телефонов нет, а сотрудники не желают общаться с клиентами с личных смартфонов, то можно приобрести специальные IP-телефоны. Подключается IP-телефон к интернету через Wi-Fi или прямо к роутеру через кабель.

Также можно установить программный телефон — специальное приложение. Обычно его можно скачать на сайте провайдера. Для общения понадобится гарнитура или телефонная USB-трубка.

Дополнительное оборудование, которое понадобится для работы IP-телефонии (например, коммутаторы и шлюзы), устанавливает провайдер. 

Шаг №4. Подключить услугу

Оставьте заявку на сайте провайдера. Вам перезвонят менеджеры и помогут выбрать тариф и необходимые функции. Потом нужно настроить IP-телефонию в личном кабинете. Например, установить добавочные номера.

Если понадобится более сложная настройка, допустим, переадресация или голосовое приветствие, то придется обратиться к специалистам технической поддержки провайдера. Это будет стоить дополнительных денег, зато все будет правильно настроено и работать без ошибок.

Сколько стоит подключить IP-телефонию

Цена IP-телефонии будет складываться из стоимости за подключение и абонентской  платы. Дополнительно придется приобрести оборудование — телефоны, источники бесперебойного питания, роутеры и прочее. Чтобы сэкономить на телефонах, можно использовать софтфоны и гарнитуру. Это будет дешевле.

Дополнительные настройки — конференции, статистика звонков, переадресация — оплачиваются отдельно.

Чтобы точно определить, во сколько обойдется подключение IP-телефонии, нужно решить, какой способ подключения будет использован, какое понадобится оборудование и настройки. Поэтому цена на подключение IP-телефонии для каждой компании будет отличаться.

Почему IP-телефония может плохо работать

На работу IP-телефонии могут влиять:

• Слабый интернет.

IP-телефония работает через интернет, поэтому если связь нестабильная, то звонки будут обрываться прямо во время разговора. Также могут быть задержки речи: вы услышите то, что сказал клиент не в ту же секунду, а с некоторым опозданием. 

Чтобы избежать разрывов и задержек, нужно обратиться к провайдеру интернета. Возможно, он установит новые настройки на сети или подключит более скоростной тариф.

• Неподходящее оборудование.

За качество интернета также отвечает роутер. Если он подобран неправильно, то скорость будет ниже, чем в тарифе. Еще роутер может быть неверно настроен. Например, внутри устройства есть приоритет трафика. Это параметр, который отвечает за то, на какие цели будет уходить больше всего скорости. Приоритет нужно выставить на телефонию, а не на загрузку роликов в интернете или просмотр сайтов.

Чтобы роутер точно был выбран и настроен правильно, стоит доверить этот шаг интернет-провайдеру. Провайдер предложит подходящее устройство под ваши цели, все установит и настроит.

• Неправильные настройки.

Если для общения через IP-телефонию используется софтфон или специальный телефон, их нужно правильно настроить — выбрать кодеки. Если кодек выбрать неверно, то при звонках будет задержка речи и потеря качества. Подобрать кодеки должен специалист, который настраивает телефонию. Делать это своими силами не стоит. Каждый кодек работает при определенной скорости интернета. Если установить кодек, для которого не хватит скорости связи, то качество телефонии будет низким.

Что в итоге

IP-телефония имеет преимущества перед обычной телефонной связью. Ее можно настроить так, чтобы она не была привязана к конкретному адресу, а звонки можно совершать через гарнитуру, компьютер или USB-трубку.

IP-телефония позволяет перераспределять звонки, настраивать переадресацию, записывать разговоры и собирать статистику входящих звонков. Подключение IP-телефонии лучше доверить специалистам. Но сначала определиться со способом подключения — офисный, виртуальный или гибридный. А после — с дополнительными настройками. От этого будет зависеть стоимость подключения.