Чек-лист: инструменты для старта бизнеса

Ежегодно в России открывается более сотни тысяч компаний — от стартапов до крупных акционерных обществ. Ни пандемия, ни сложная геополитическая ситуация не останавливают бизнесменов. Однако статистика выживаемости новых компаний неумолима: в первый год закрывается как минимум 10% стартапов, а во второй–пятый годы — до 70%.

Немаловажный навык выживания в бизнес-океане для начинающей «акулы» — использование современных инструментов, которые помогают организовать работу как внутри компании, так и с клиентами.

Приведем чек-лист, по которому можно проверить, вооружен ли стартап необходимым арсеналом.

Телефония

Без телефона не обходится, пожалуй, ни одна компания. Облачная телефония обязательна для любого бизнеса, который работает с обращениями клиентов, начиная от интернет-магазинов и заканчивая клиниками. Железные, аналоговые, АТС безнадежно устарели: они требуют установки оборудования, не позволяют оперативно увеличивать канальность и в полной мере управлять звонками. Виртуальная АТС дает многоканальный номер, позволяющий иметь не несколько разных номеров, а единый. При этом можно подключить префикс 8-800 или красивый городской номер, что работает на имидж: так компания выглядит солиднее.  А еще можно установить местные коды (это будет актуально, когда компания вырастает и у нее появятся филиалы в разных регионах).   

Кроме того, при установке виртуальной АТС можно самостоятельно создавать сценарии обработки вызовов в зависимости от конкретной потребности бизнеса. 

Также немаловажно, что виртуальная АТС позволяет работать удаленно, привлекать специалистов разных компетенций, не привязываясь к географии, и без необходимости оборудовать им рабочие места в офисе.

Инструменты постановки задач и трекеры выполнения

Любая задача выполняется эффективнее, если ее постановка зафиксирована и есть дедлайн выполнения. В то же время постоянный контроль — созвоны, ежедневные отчеты, просмотр экрана — скорее демотивируют сотрудников, чем будят энтузиазм, особенно в маленьких командах, где всегда в тренде сплоченность и доверие. Разумнее предпочесть золотую середину: не бросать процесс выполнения на произвол судьбы, но при этом давать свободу исполнителям. Для этого подойдут доски (канбан и с карточками), трекеры, где видно, какой сейчас этап выполнения у задачи и каковы сроки. Полезны и автоматические отчеты, сами подтягивающие статистику по звонкам менеджеров и их результаты. А дополнительно мотивировать менеджеров позволяют дашборды, в реальном времени отражающие успехи и точки роста.

Финансовые программы

Каким бы маленьким ни был бизнес, без бухгалтерии и финансовой отчетности не обойтись. Есть как специальное ПО, так и интеграции программ учета доходов и расходов с CRM. Доступны также онлайн-сервисы финучета и умные таблицы, но они подойдут скорее для небольших стартапов с несложными расчетами. 

Документооборот

Системы организации документооборота и делопроизводства (СЭД) также нужны любому предприятию независимо от его величины. Но если для крупных компаний требуются тяжеловесные сложные решения, которые можно глубоко кастомизировать, то для микро- и малого бизнеса подойдут онлайн-платформы и SaaS-решения под ключ. 

Мессенджеры и видео-конференц-связь

Общение с клиентами и внутрикорпоративное сейчас немыслимо без мессенджеров, групповых сезонов, онлайн-планерок. Для распределенных или работающих на удаленке команд видео-конференц-связь — основной способ общения и коллективной организации. Важны следующие возможности:

• создание ссылок на встречи (постоянных или временных);

• запись звука и видео;

• отправка текстовых сообщений файлов.

Здесь главное — унифицировать способ связи, обязав сотрудников использовать для рабочего общения (с коллегами и клиентами) определенный способ связи, в идеале — настроенный под конкретную компанию, с адресной книгой предприятия. 

И еще — корпоративный мессенджер помогает укрепить внутрикомандные связи за счет неформального общения: встреч на нерабочие темы, чатов с поздравлениями или фото, мини-корпоративов в видеоформате.

Аналитика

Бизнес-аналитика играет ключевую роль в управлении компанией, позволяя использовать накопленные данные для оценки эффективности работы и прогнозирования будущих результатов.

Компаниям, работающим с клиентами и вкладывающимся в маркетинг (а это львиная доля бизнеса), очень полезна сквозная аналитика, отслеживающая все касания потенциального покупателя с брендом — от самого первого до триггерного. Это позволит не тратить впустую бюджет, который на первых порах ведения бизнеса буквально на вес золота.